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Mitarbeiter (m/w/d) für die Abteilung Service als Koordinator*in für Prozessbegleitung und Qualitätsmanagement

Arbeits- und Servicestelle für Internationale Studienbewerbungen (uni-assist) e.V.

Berlin

Aktualität: 07.07.2025

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07.07.2025, Arbeits- und Servicestelle für Internationale Studienbewerbungen (uni-assist) e.V.

Berlin

Mitarbeiter (m/w/d) für die Abteilung Service als Koordinator*in für Prozessbegleitung und Qualitätsmanagement

Über uns:

Uni-assist e. V., die Arbeits- und Servicestelle für internationale Studienbewerbungen, ist ein von 158 deutschen Hochschulen und dem Deutschen Akademischen Austauschdienst (DAAD) getragener Verein zur Vorprüfung internationaler Studienbewerbungen. Wir bearbeiten mehr als die Hälfte des gesamten internationalen Bewerbungsaufkommens an deutschen Hochschulen - pro Jahr mehr als 350.000 Bewerbungen aus rund 190 Ländern. uni-assist prüft die formalen Voraussetzungen von ausländischen Bewerber*innen für den Zugang zu deutschen Hochschulen und ist so aktiv daran beteiligt, dass ausländische Studierende Wissen und Fähigkeiten generieren, um dies später mit ihrer Expertise in die Gestaltung der Zukunft auf nationaler bzw. internationaler Ebene einzubringen. Hast Du Lust, uns in dieser wichtigen Aufgabe zu unterstützen? Dann bewirb Dich bei uns und werde Teil des uni-assist-Kompetenzteams!

Aufgaben:

Eigenständige Durchführung von Ist-Analysen der bestehenden Arbeitsabläufe und Identifikation von Verbesserungspotenzialen in der Abteilung
Weiterentwicklung von Qualitätsstandards für den Service
Veranlassung von Prozessoptimierung im Zusammenwirken mit anderen Bereichen bzw. Abteilungen
Vertretung der Abteilung in abteilungsübergreifenden Arbeitsgruppen zur Verbesserung von Servicequalität, Prozessoptimierung und Weiterentwicklung der uni-assist Software
Identifizierung von Verbesserungspotentialen in Prozessen der Abteilung und an Schnittstellen
Implementierung und Verantwortung neuer Prozesse unter Berücksichtigung abteilungsspezifischer Ziele
Entwicklung von standardisierten Prozessen in den Arbeitsaufgaben zur Verbesserung der Servicequalität
Erstellung, Verwalten und stetige Aktualisierung und Weiterentwicklung von detaillierten Prozessdokumentationen
Entwicklung von Kennzahlen zur Messung der Verbesserungen in den Arbeitsprozessen und der Qualität
Durchführung regelmäßiger Evaluationen und Monitoring von Prozessen
Verantwortlichkeit für das Wissensmanagement der Abteilung
Qualitätsprüfung der Inhalte und Arbeitsabläufe in den Wissensmedien
Beratung der Abteilungsleitung in Bezug auf Prozessverbesserungspotential und strategischen Prozessentscheidungen
Initiierung und Moderation von Workshops zur Prozessverbesserung
Kontinuierliche Weiterentwicklung des Beschwerdemanagements für Studieninteressierte, Studienbewerber*innen und Hochschulen

Qualifikationen:

Ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) z. B. Wirtschaftswissenschaften, VWL, BWL, Prozessmanagement oder vergleichbare Fachkenntnisse und Erfahrungen
Mindestens einjährige Berufserfahrung im Umgang mit gängigen Prozessmanagement-Tools sowie im Wissens- und Qualitätsmanagement
Fundierte Kenntnisse und praktische Erfahrung in Methoden zur Optimierung, Verbesserung und ggf. Automatisierung von Verwaltungsprozessen sowie in der Festlegung von Qualitätszielen, der Entwicklung und Umsetzung von Qualitätssicherungsmaßnahmen und der Messung und Überwachung der Qualität
Tiefgreifende Kenntnisse der gängigen IT-Anwendungen, idealerweise mit Erfahrung im Umgang mit Datenbanken
Souveränes Auftreten gepaart mit der Fähigkeit zur adressatengerechten Kommunikation in deutscher und wünschenswert auch in englischer Sprache
Eine schnelle Auffassungsgabe, eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, eine strukturierte Arbeitsweise, Organisationstalent sowie Lösungsorientierung und ein gutes Selbst- und Zeitmanagement
Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit
Freude an der Arbeit mit motivierten Kolleg*innen, gleichwohl Du auch ebenso selbständig und eigenverantwortlich arbeitest

Wir bieten:

Eine unbefristete Stelle mit flexiblen Arbeitszeiten
Eine leistungsgerechte Vergütung nach TV-L (EG 11)
Eine Jahressonderzahlung nach den Vorgaben des TV-L sowie eine zusätzliche attraktive Altersvorsorge über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
Möglichkeit des mobilen Arbeitens an 1 bis 2 Tagen in der Woche
Eine eigenverantwortliche Tätigkeit in einem offenen und wertschätzenden Team
Freiräume für kreatives Arbeiten
Möglichkeiten der fachlichen und persönlichen Entwicklung
Arbeitszeitkonto mit Zeiterfassung
Einen zentralen und modernen Arbeitsplatz direkt am Bahnhof Südkreuz
Vergünstigtes Jobticket auf Basis des Deutschlandtickets
Sportangebot von EGYM Wellpass
Bildschirmbrille

Unser Kontakt:

Mehr Informationen über uns und unsere Arbeit erhalten Sie auf uni-assist.de . Für Rückfragen steht Frau Carmen Kratochwil unter +49 (0)30 2016 46 022 oder per E-Mail unter karriere@uni-assist.de zur Verfügung. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Weitere Informationen:

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung sowie sexueller Orientierung. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt.

Berufsfeld

Öffentlicher Dienst, Verwaltung Business Administration Organisation, Verwaltung, Büro Verbände, Vereine

Standorte

Berlin