Sachbearbeiter*in (m/w/d) im internen Service

Sie agieren als Schnittstelle zwischen den Gästen, den organisierenden Fachabteilungen, die Sie beraten, den internen Servicekräften und externen Dienstleistern Sie leiten und organisieren den Hausservice; in diesem Aufgabengebiet sind Ihnen derzeit drei Mitarbeiterinnen unterstellt; in der Generalverwaltung finden neben den Tagungen viele hochrangige Gremiensitzungen der Max-Planck-Gesellschaft mit Teilnehmer*innen aus dem In- und Ausland statt Die Abrechnung von Bewirtungskosten unter Berücksichtigung zuwendungs-, vergabe- und steuerrechtlicher Regelungen Die Betreuung und Mitarbeit bei der Fortentwicklung des Raumreservierungsprogramms, die Beratung der Anwender*innen bei fachlich-inhaltlichen Fragen und die Bearbeitung und Auswertung der Raumreservierungsanfragen Die Beschaffung der Dienst-Kfzs der Generalverwaltung Das Erstellen von Arbeitsanweisungen für den Empfangs-, Telefon- und Sicherheitsdienst und die Anforderung von personeller Verstärkung für Veranstaltungen und Situationen mit besonderem Sicherheitsbedarf Das Erstellen von Leistungsbeschreibungen und Wirtschaftlichkeitsberechnungen für Vergabeverfahren sowie die Bewertung eingegangener Angebote Die Mithilfe bei der Organisation und Planung von großen Veranstaltungen und Betriebsveranstaltungen Die Unterstützung und Vertretung der Sachgebietsleiterin bei der Erstellung von Konzepten und Materialien für das Sachgebiet; das Sachgebiet umfasst derzeit sieben Mitarbeiterinnen